Som medicinsk kontorchef er du ansvarlig for mange ting. Dine opgaver vil omfatte, men er ikke begrænset til sådanne opgaver som;
- Ansættelse af lægeofficer
- Overvågning af medicinsk kontorspersonale
- Delegering af opgaver og tilsyn med afslutningen af opgaverne
- Adressering af eventuelle klager fra medarbejdere, forsikringsselskaber, læger eller patienter rettidigt og effektivt.
- budgettering
- Gennemførelse og overvågning af kontorpolitik og procedure
- Ledende og opmuntrende medicinsk kontorspersonale
Enhver og alle disse opgaver kan være nødvendige på en given dag og så mange flere, som ikke er angivet her. Det er derfor, at en af de vigtigste facetter i en medicinsk kontorchefs job leder og opmuntrer kontormedarbejdere.
Et klogt ordsprog siger "Hvis du tror du leder og ingen følger, tager du bare en tur." For at være en effektiv kontorchef er det vigtigt at være en god leder.
Der er nogle træk, der er fælles for de mest succesfulde ledere. Det første af disse fælles træk er, at en gavnlig leder er en tjener eller en, der i sidste ende tjener et større formål end hans eller hendes egen. På et læge kontor kan dette betyde, at kontorchefen sætter den samlede succes og trivsel i praksis som helhed forud for deres egne ønsker og behov eller hos en medarbejder.
Dette kan være en ubehagelig del af jobbet, men ledere, der er konsekvent ærlige, retfærdige og troværdige, vil opdage, at deres medarbejdere og læger vil respektere og beundre dem for at træffe de hårde beslutninger, når ikke alle er enige.
Et andet fælles træk blandt effektive ledere og ledere er, at de er opmærksomme.
Ledere, der ved, hvad der foregår blandt de, de fører, er mest værdifulde. Det er disse ledere, som hurtigt anerkender godt arbejde, og som konfronterer dårlige arbejdsvaner eller problemer, som de sker, før de har mulighed for at vokse til vanskelige eller uhåndterlige omstændigheder. One Minute Manager- serien af Ken Blanchard er en stor ressource for alle, der ønsker at blive deres mest effektive og effektive selv. Disse bøger er bite size allegorier, der kan læses om en time eller deromkring og fyldt med praktisk visdom, der kan implementeres med det samme. Dette egner sig til et andet fælles træk blandt ekstraordinære ledere; livslang læring.
De fleste ualmindeligt produktive ledere lærer og vokser løbende. De lægger stor vægt på at lære nye og bedre måder at håndtere sig selv og deres forretning på. De holder sig ajour med ændringer i deres fagområder og får konsekvent selvvaluering og selvforbedring. Disse ledere er ofte mentorer, der er glade for at dele deres viden og visdom med andre på opmuntrende og hjælpsomme måder.
Det næste fælles træk, der går hånd i hånd med at være observant, kommunikerer effektivt. En vellykket leder kommunikerer klart, fuldstændigt og effektivt.
Betydningen af dette kan ikke overvurderes, især i en medicinsk indstilling, som ofte er behovene hos et lægekontor tidsfølsomme. Kommunikation er ofte misforstået som kun verbalt. Sandheden er, at kommunikation deler en ide, information eller følelser og opnås ikke kun med ord, men også kropssprog, øjenkontakt, personlige interaktioner og det skrevne ord. I en kontorindstilling, hvis en leder siger "kom til mig med ideer eller problemer, du har", men aldrig taler med sine medarbejdere eller afskærer dem, når de forsøger at udtrykke en tanke eller bekymring, så modtager en blandet besked, og tillid er gået i stykker.
Når kontormeddelelser er uklare, er et møde fuld af ramblings og klager uden klare løsninger, kommunikationen stoppes, og ofte er forvirring og defensiv forståelsessted.
Disse er blot nogle af de mange træk ved en produktiv og hjælpsom kontorchef. Listerne over ansvar er varierede og mange, men det er et job, der aldrig er kedeligt og ofte ret givende.