Effektiv rekruttering til Medicinsk Kontorpersonale

Rekruttering af vellykket medicinsk kontorpersonale er et vigtigt ansvar. Kunder på et læge kontor er ikke typiske kunder. De er patienter, der forventer den højeste kvalitet af pleje, og nogle kan være midt i en medicinsk krise og kræver en delikat håndtering. Ikke alene er det vigtigt for personalet at have visse faglige færdigheder og styrker , det er afgørende, at de forstår, at patientens liv er afhængige af kvaliteten af ​​deres arbejde. Effektiv planlægning er afgørende for at rekruttere succes .

Forbered dig på rekruttering inden du har en ledig stilling

Selv når dit medicinske kontor er fuldt bemandet, skal du altid søge efter nyt talent. De fleste arbejdsgivere undlader at være forberedt i tilfælde af at en af ​​deres medarbejdere forlader. Hvis en medarbejder sætter deres to ugers varsel i dag, hvor lang tid vil det være før du har udskiftet dem? Hvis du er forberedt med en opdateret jobbeskrivelse, interviewspørgsmål og en rekrutteringsplan, herunder hvor du vil annoncere, bliver det lettere at finde og indsnævre listen over potentielle kandidater. At være klar til denne dag forhindrer dig i at føle sig forstyrret i at gøre det forkerte valg fra din kandidatbassin.

Fase 1: Oprettelse af jobbeskrivelsen

Når beslutningen er truffet for at begynde at rekruttere personale til et eksisterende job eller en ny stilling, er oprettelsen eller opdateringen af ​​stillingsbeskrivelsen det første skridt. Jobbeskrivelsen beskriver detaljerne i positionen. Det skal afspejle alt, hvad der kræves for stillingen, så du kan vurdere hver kandidat og gøre det bedste valg.

Elementerne i en jobbeskrivelse er:

1. Primær jobfunktion
2. Pligter og ansvar
3. Uddannelse og erfaring
4. Viden, færdigheder og evner

Du bør inkludere viden om HIPAA og medicinsk privatliv, stærke kundeservice færdigheder og færdigheder i at kommunikere med de særlige befolkninger i din praksis, såsom børn, geriatriske patienter, udfordret mobilitet, høring udfordret mv.

Fase 2: Udvikling af rekrutteringsprocessen

Før du sender stillingen, har du mere arbejde at gøre. Det tager planer at finde højt kvalificerede fagfolk på det medicinske område. Der er fire trin i udviklingen af ​​rekrutteringsprocessen.

1. Udvikle en liste over interviewspørgsmål
2. Beslut om typen af ​​interviewmetode
3. Opret en annonce til stillingen
4. Bestem hvor du skal sende stilling: Det er mere effektivt at overveje steder, der vil tiltrække de bedste, mest talentfulde og højt kvalificerede ansøgere. Nogle af disse omfatter

• Indlæg internt
• Brug af sociale medier (LinkedIn er et godt netværk)
• Placering af annoncer på hjemmesider, der er rettet til sundhedspleje eller medicinsk kontor fagfolk
• Målretningskollegier, universiteter og handelsskoler
• Udstationering til nationale rekrutteringswebsteder som Careerbuilder.com, Monster.com osv.

Interview Spørgsmål Du Kan Ikke Spørg

Når du udvikler interviews, skal du huske på, hvilke spørgsmål der kan krænke din kandidat og forsøge at undgå dem. Det er vigtigt at formulere dine spørgsmål på en måde, der giver dig det svar, du leder efter, men du kan spørge uden at forårsage mulige juridiske forstyrrelser senere. Her er nogle spørgsmål, du ikke kan spørge, og hvad du kan spørge i stedet.

Du kan ikke spørge: Er du amerikansk statsborger?
Du kan spørge: Er du autoriseret til at arbejde i USA?

Du kan ikke spørge: Hvor gammel er du?
Du kan spørge: Er du over 18 år?

Du kan ikke spørge: Har du nogen handicap?
Du kan spørge: Er du i stand til at udføre opgaverne i denne stilling?

Du kan ikke spørge: Er engelsk dit første sprog?
Du kan spørge: Hvilke sprog taler du, læser eller skriver flydende?

Du kan ikke spørge: Har du børn?
Du kan spørge: Hvad er din tilgængelighed for at arbejde uden for normal arbejdstid?

Fase 3: Identifikation af en pool af kvalificerede kandidater til udvælgelse

Nu er planlægningen færdig, skriv stillingen. Du er parat til at begynde at acceptere ansøgninger.

På dette kritiske tidspunkt for rekruttering er det på tide at vælge og identificere en pulje af kvalificerede kandidater til at interviewe fra ansøgerens pulje. For at gøre processen så enkel som muligt:

1. Angiv en frist for alle ansøgninger, der skal indsendes
2. Gennemgå ansøgningerne og sorter i tre grupper
3. Sæt ansøgninger, der ikke opfylder minimumskravene til stillingen, til side
4. Vurder hver gruppe af applikationer separat for bestemte kriterier
5. Vælg de fem bedste kandidater til at kontakte for et interview

Forsøg ikke processen og brug en strategi for to interviews

Udskiftning af en værdsat medarbejder, især i det medicinske kontor, kan tage lang tid. Mange gange udfører medicinske kontorchefer ansættelsesbeslutninger, fordi de føler sig presset til at erstatte en medarbejder med det samme. Tag dig god tid. Få kendskab til potentielle kandidater, før du træffer en endelig ansættelsesbeslutning.

Sørg for, at din politik angiver, at alle hyringer kræver en to interviewproces. Ved udgangen af ​​andet interview skal du være klar til at træffe en fast beslutning uden forbehold om det. Sørg for at foretage en baggrundskontrol og opkaldsreferencer, inden du træffer en endelig beslutning om at undgå yderligere forsinkelser.

Se på alle kvaliteter af en kandidat

Uddannelse, certificering og erfaringer er vigtige faktorer og prækvalifikationer. Men nogen kan have 20 års erfaring i en position, men udviser stadig ikke den viden, færdigheder og evner, der er nødvendige for at udføre jobbet med succes.

Du kan eller ikke har evnen til at yde træning eller ekstra tid til at hjælpe en kandidat til at udvikle færdigheder efter leje. Nogle færdigheder, såsom keyboarding, kan forbedres over tid, men strengere retningslinjer skal følges, hvis kendskab til medicinsk terminologi er et krav til jobbet.

Personlige træk bør også indgå som en afgørende faktor i udvælgelsesprocessen. Hvis positionen er en entry level position, er det måske ikke nødvendigt at overveje lederskab som en personlighed, der er nødvendig for stillingen. Men alle kandidater skal have integritet og vise, at deres handlinger og adfærd på arbejdspladsen er baseret på høje etiske standarder. De skal omfavne mangfoldighed, anerkende og respektere forskellene mellem mennesker. Husk, at de måder, hvorpå patienterne og deres familier behandles direkte, bidrager til niveauet for succes af det medicinske kontor.

Fase 4: Rekruttere en af ​​finalisterne

På dette tidspunkt i rekrutteringsprocessen skulle du have reduceret din pulje af kvalificerede kandidater til en til to finalister. Hvis du har valgt et panel eller et udvalg til at bistå i den endelige beslutning, er det tid til at mødes og samle anbefalingerne til den endelige beslutning.

1. Udvid et uformelt tilbud
2. Få en kriminel baggrundskontrol
3. Gennemfør en referencekontrol
4. Kræv en sundhedsvurdering
5. Bekræft legitimationsoplysninger: Der er specifikke krav til autoriserede sundhedspersonale, og denne proces kan tage flere uger. For administrativt personale, skal du kontrollere eventuelle certificeringer og grader.
6. Opfølgning med et formelt tilbudsbrev
7. Forbered dig på den første dag