Kassér sikkert papir og elektronisk PHI
Der er flere måder til korrekt bortskaffelse af beskyttede sundhedsoplysninger. Korrekt bortskaffelse af beskyttet sundhedsinformation (PHI) og anden fortrolig information om, hvorvidt papir eller elektronisk format er et krav fra HIPAA. Enhver facilitet, der er defineret af HIPAA som en dækket enhed, har ansvaret for at sikre privatlivets fred og sikkerhed for patientens oplysninger samt opretholde fortroligheden af deres PHI.
Der findes en række løsninger, som din læge kan oprette for at kunne bortskaffe PHI korrekt, når oplysningerne ikke længere er nødvendige.
Korrekt bortskaffelse af papir PHI
Papir PHI skal aldrig kastes i det almindelige papirkurven. Placering af PHI i skraldespande eller dumpsters er ikke en sikker metode til bortskaffelse af PHI. Affaldsbeholdere og dumpsters er tilgængelige for offentligheden, og der er ingen måde at beskytte dokumenter mod at få, og deres indhold er eksponeret. Virksomhederne er blevet bødet for ulovligt at bortskaffe PHI i dumpsters komplet med patientnavne, fødselsdatoer, socialsikringsnumre og andre beskyttede sundhedsoplysninger.
Inden PHI kan smides ud, skal det gøres uudsletteligt ved nedrivning eller brænding. Den sikreste måde er at ansætte et anerkendt firma for at ødelægge posterne. Hjælp dine medarbejdere til at overholde disse procedurer:
- Placer små kasser på hver arbejdsstation, der er tydeligt mærket "BEMÆRKNING TIL BORTSKAFFELSE BEMÆRK - BEMÆRK IKKE". Dette forhindrer, at oplysninger ved et uheld ophører i skraldespanden.
- Sørg for at overvåge både sikre og ikke-sikre områder, hvor affald bortskaffes som en forholdsregel for enhver PHI, som en patient kan smide væk. For eksempel i venterområdet og toiletterne.
- Husk på, at visse oplysninger kan have brug for ekstra beskyttelse som f.eks. Personnummer, patientdiagnose og kreditkortnumre.
- Gør det en politik, at alle papirdokumenter placeres i en genbrugsplads, uanset om der er PHI på det eller ej for at undgå forvirring.
- Lav tilfældige inspektioner for at sikre, at alle er kompatible.
Korrekt bortskaffelse af elektronisk PHI
Elektronisk PHI er mindre tilbøjelige til at kræve bortskaffelse. Men hvis dit kontor bruger enhver form for flytbare eller bærbare elektroniske medier, såsom disketter, cd'er eller flashdrev, skal du slette, slette eller reformere alle oplysninger, der ikke længere er nødvendige. Den bedste måde er at undgå brug, når det er muligt.
Hvis det er nødvendigt at bortskaffe elektronisk PHI, skal du bruge clearing-software eller hardware til at overskrive følsomme data med usikre data. Andre muligheder omfatter rensning, der kræver et stærkt magnetfelt for at ødelægge dataene eller ødelægge enheden ved hjælp af metoder som forbrænding, formaling og smeltning. Virksomheder, der leverer sikker papir PHI bortskaffelse, kan også levere sikker elektronisk PHI bortskaffelse.
Sørg for at fjerne oplysninger fra harddisken til computere, der ikke længere er i brug eller sælges på en sådan måde, at data forhindres i at blive genoprettet. Hold dig ajour med HIPAA-overholdelse for at sikre, at du følger de seneste retningslinjer.