5 skridt til at forbedre medicinsk kontor medarbejder ydeevne

1 -

Angiv klare forventninger til hver jobfunktion

Forbedring af medarbejdernes præstationer skal begynde med klare forventninger. Dette danner grundlaget for at sikre, at både leder og medarbejdere er opmærksomme på, hvad jobkravene i deres rolle er.

Uden klare forventninger er det umuligt at afgøre, om en medarbejder gør jobbet godt eller dårligt. Det er urealistisk at antage, at en medarbejder ved, hvad forventningerne til jobbet er uden at gå over med dem.

Forventningerne skal indeholde målbare mål samt kvalitetsmål. Medtag ekstra opgaver som tværdækning af de øvrige stillinger. For eksempel forventes din læge at betale for receptionen, når den lægehjælp er syg eller til frokost? Hvem forventes at afhente telefonerne, når receptionisten har travlt med at betjene patienterne?

2 -

Giv personale med de værktøjer, de har brug for

Når leder og medarbejdere begge er opmærksomme på forventningerne, er det nødvendigt at sikre, at hver medarbejder har de værktøjer, de har brug for til effektivt at gøre deres arbejde. Personale kan ikke holdes ansvarlige for at udføre arbejde, hvis de ikke har alle de værktøjer, de har brug for. Har du opdateret kodende bøger, software, computere, kommunikationssystemer? Er arbejdsstationer oprettet ergonomisk? Har du politikker og procedurer på plads og tilgængelig, så de henviser til dem?

Det er ikke kun vigtigt at have værktøjerne til at fuldføre deres arbejde, men det er også nødvendigt at sikre disse værktøjer er effektive. Det ville være en god idé at evaluere de værktøjer, der er tilgængelige for medarbejderne, når de fastsætter forventninger. Hvem ved mere end personalet selv, hvilke værktøjer de har brug for til at arbejde mere effektivt og effektivt.

3 -

Giv løbende uddannelse og træning

Sundhedsvæsenet er i stadig forandring, og den eneste måde, hvorpå medarbejderne løbende kan nå forventningerne, er at få løbende uddannelse og træning. Fakturerings- og kodningskrav ændres årligt, og for medarbejderne at følge med på disse ændringer skal der være et system på plads for at holde sig ajour med disse ændringer.

Personale skal mindst en gang om året gå til Medicare og Medicaid- seminarer eller oprette en træningssession med den lokale repræsentant til at udføre efteruddannelse. Andre former for træning kan også udføres, herunder peer-to-peer træning eller superbruger træning. For medarbejdere, der måske kæmper i et bestemt område eller har brug for en genopfriskning på ting som forbedring af samlinger, kundeservice, telefon etikette og meget mere, er der online uddannelsesprogrammer, der er tilgængelige.

4 -

Giv vejledning og retning, når det er nødvendigt

Mange ledere forventer, at deres medarbejdere har uddannelse, træning og værktøjer til at nå forventningerne til deres arbejde. For det meste kan de. Men ingen ved nogensinde alt, hvad der er at vide om deres job og kan stadig have brug for yderligere assistance. Som medicinsk kontorchef er det dit job at give vejledning og retning til dine medarbejdere, når det er nødvendigt. Unikke situationer opstår, der kræver input eller en beslutning fra en leder.

Medarbejderne skal føle sig sikre på, at hvis de ikke kender svaret, er der mindst én person, de kan komme til, at de kan stole på. Ledere skal være en ressource for deres medarbejdere. Selvom du ikke kender alle svarene som lederen, kan du rette dine medarbejdere til det rigtige sted for at finde svarene.

5 -

Giv feedback mindst to gange om året

At genbruge:

1. Du har sat klare forventninger til hver jobs rolle
2. Du har givet de nødvendige redskaber til medarbejdere til effektivt at udføre deres job
3. Du har forsynet personalet med løbende uddannelse og uddannelse for medarbejdere for at opnå forventninger
4. Du har givet dine medarbejdere vejledning og retning, når de har brug for det.

Nu er det tid at gennemføre halvårlige og årlige anmeldelser. Ledere og medarbejdere har normalt forskellige ideer om formålet med en medarbejders vurdering eller gennemgang. Nogle mener, at det er at fastlægge lønforhøjelser, at identificere forbedringsområder eller at have dokumentation til fremtidig brug. For nogle kan det være alle disse. Det er også et værktøj til forbedring af medarbejdernes ydeevne. Ledere kan bruge dette værktøj til at identificere det niveau, en medarbejder er ved til at nå forventninger og give feedback for at hjælpe dem med at vokse i deres job.