5 Vigtige funktioner til Front Desk

T han receptionen af ​​et læge kontor kan være et meget travlt sted. Receptionen personale er afgørende for den glatte operationer af det medicinske kontor. Receptionen personale består normalt af receptionister og / eller medicinske assistenter og afhængigt af størrelsen af ​​det medicinske kontor kan en person være begge. Kliniske opgaver til side, receptionen er ansvarlig for fem administrative opgaver:

1. Hilsen patienter
2. Besvare og styre telefonen
3. Planlægning af aftaler
4. Interoffice kommunikation
5. Ekstern korrespondance

1 -

Hilsen Patienter

Hilsen patienter handler ikke kun om hvad du siger, men også om hvordan du interagerer med patienter. Receptionen er ansvarlig for at få patienterne til at føle sig velkomne.

Receptionen er det første indtryk, en patient modtager, når han ringer eller besøger medicinsk praksis. Det er vigtigt, at receptionen leverer ekstraordinær kundeservice og være en positiv repræsentation af den medicinske praksis.

Her er andre måder at hilse på patienter:

• Svar telefonen, samtidig med at du opretholder en høflig og konsekvent måde ved at bruge en passende telefon etikette
• Holder modtagelsesområdet rent og organiseret
• Registrerer nye patienter og opdaterer eksisterende patientdemografi ved at indsamle patientens detaljerede patientoplysninger, herunder personlige og finansielle oplysninger
• Tilrettelægger patientflow ved at underrette udbyderen af ​​patienternes ankomst, være opmærksom på forsinkelser og kommunikere med patienter og klinisk personale
• Reagerer på patienters, potentielle patienter og besøgsforespørgsler på en høflig måde

2 -

Administrerer telefonen

Mens du besvarer telefonen på en høflig og konsekvent måde, er en del af hilsen patienter, er det ikke den eneste forpligtelse for receptionens telefonansvar. Receptionen har ansvaret for at modtage alle indgående opkald og også placere udgående opkald, når det er nødvendigt.

• Indgående opkald: Indgående opkald består af patientopkald, telemarketers, farmaceutiske reps, andre læger og meget mere. Receptionen skal bruge korrekt telefon etikette, når du håndterer telefonerne ved hjælp af disse kommunikationsevner: vær aktiv lytter, har god telefonmanager, skærmopkald, brug takt, still spørgsmål og opretholde fortrolighed.
• Udgående opkald: Sommetider kan receptionen lægge udgående opkald for at diskutere en patientaftale, foretage udenlandske aftaler eller henvisninger, eller bestille forsyninger. Som repræsentant for det medicinske kontor er det lige så vigtigt at bruge korrekt telefon etikette.

3 -

Planlægning af aftaler

Effektiv planlægning er nødvendig for en fremragende patientoplevelse og en glat patientflow. De fleste medicinske kontorer bruger planlægning software, der gør planlægning aftaler enkle og lette. Imidlertid skal receptionen være i stand til at udfylde aflysninger eller no-shows og blive effektiv til at kommunikere ændringer i tidsplanen til patienter og læger.

4 -

Interoffice Kommunikation

Receptionen på det medicinske kontor er som et kommunikationscenter. De fleste interoffice kommunikation går gennem receptionen, især når det involverer alle administrative opgaver relateret til patienten.

At kommunikere mest effektivt er klar og kortfattet information afgørende. Uanset om det er i et notat, en skriftlig meddelelse, via et indre kontoremail, en på en interaktion eller i en gruppeindstilling, er det vigtigt at holde fast ved emnet ved hånden og ikke forstyrret.

Nogle grundlæggende færdigheder til brug for effektiv interoffice kommunikation er:

• Telefon etikette
• Kunde service
• Grundlæggende ord og Excel-programmer
• Tidsadministration
• Organisationsfærdigheder

5 -

Ekstern kommunikation

Ekstern kommunikation involverer potentielt kommunikation med leverandører, anden læge praksis, forsikringsselskaber og andre virksomheder. Dette kan kræve at foretage udgående telefonopkald, skrive professionelle breve, fax- og brevbreve.

Kendskab til kontorprocedurer, der normalt opnås fra et certifikat eller associeret grad i et forretnings program, herunder administrative processer og procedurer, kravbehandling, forberedelse af patientkort og grundlæggende computerfærdigheder. Grundlæggende administrative assistent færdigheder og at kunne udnytte kontorudstyr på passende vis er vigtige for front office succes.