Receptionen er normalt den første kontakt patienten har med dit kontor. De svarer ikke kun telefon eller hilsen patienter. De er også ansvarlige for planlægning af aftaler og indhentning af patientdemografiske oplysninger. De skal være i stand til at holde trit med det hurtige tempo i et læge kontor samt lægge stor vægt på detaljer. Her er 8 ansvarsområder for receptionen.
1 -
Bifalder og greets ...En reception person glæder sig og hilser alle patienter og besøgende, personligt eller over telefonerne. Som alle ved, er første indtryk varige. De første indtryk, dine kunder modtager om din lægeuddannelse, er ofte fra dit kontorpersonale, hvilket gør dem afgørende for din virksomheds succes. At yde højkvalitetspleje og fremragende kundeservice vil forhindre tab af indtægter for det medicinske kontor på grund af et højt niveau af patienttilfredshed.
2 -
Svarer telefonen ...samtidig med at du opretholder en høflig og konsekvent telefon måde ved hjælp af en passende telefon etikette. At have gode telefon manerer er en simpel opgave. At have god telefonmani betyder simpelthen at være professionel og behandle andre, som du ønsker at blive behandlet, hvis du var den, der ringer. Det er vigtigt for dit lægeassistent at konsekvent tilbyde en høflig og konsistent telefonmåde. Når en patient ringer ind, bestemmer den måde, hvorpå receptionens personale håndterer telefonopkaldet, hvordan din facilitet opfattes.
3 -
Holder modtagelsesområdet ...rent og organiseret. Holde dit medicinske kontor rent er ikke bare om den måde, den ser ud. Et rent medicinsk kontor er afgørende for at holde medarbejderne og patienterne sikre og sunde. At holde medicinsk kontor fri for bakterier er mere end bare hvad der er på overfladen; Det handler om at have et sundt, sterilt miljø for at forhindre smitsomme sygdomme.
4 -
Registrerer nye patienter ...og opdaterer eksisterende patientdemografi ved at samle patientens detaljerede patientoplysninger, herunder personlige og finansielle oplysninger. Cyklusen for en patientkonto stammer fra den indledende optagelse af patientdemografiske oplysninger, som omfatter patientdemografi og forsikringsoplysninger. Ugyldige oplysninger kan forsinke betalingen.
5 -
Lette patientflow ...ved at underrette udbyderen af patienternes ankomst, være opmærksom på forsinkelser og kommunikere med patienter og klinisk personale. Hvis patienterne på dit lægekontor ikke er tilfredse med hele processen, kan de ikke komme tilbage. At yde højkvalitetspleje og fremragende kundeservice vil forhindre tab af indtægter for det medicinske kontor på grund af et højt niveau af patienttilfredshed. Patienter vil sandsynligvis fortsætte med at komme tilbage, så længe de er tilfredse med hele processen.
6 -
Reagerer på ...patienters, potentielle patienter og gæsternes henvendelser på en høflig måde. En teknik kaldet "aktiv lytning" er et nyttigt værktøj til at sikre, at forståelsen er færdig. I denne teknik vil lytteren omformulere de oplysninger, de hørte i deres egne ord. Hvis denne information er korrekt, er udvekslingen afsluttet, hvis ikke afsenderen af oplysningerne kan rette op på misforståelser på dette tidspunkt. Denne udveksling tager kun lidt mere tid og er et effektivt redskab til at skabe ansvarlighed, fordi alle involverede i udvekslingen ved, at forventningerne var klare og forstået.
7 -
Holder medicinsk kontorartikler ...tilstrækkeligt lagerført ved at foregribe lagerbehov, placere ordrer og overvåge kontorudstyr.
8 -
Beskytter patientens fortrolighed ...ved at sikre, at beskyttet sundhedsinformation er sikret ved ikke at forlade PHI på almindelig site og logge af computeren, inden den efterlades uden opsyn. Vedligeholdelse af patientens fortrolighed gør det ikke kun patienterne, der føler sig sikre på at blive behandlet på dit medicinske anlæg, det er også loven. Enhver organisation, der har adgang til patientens sundhedsoplysninger, betragtes som en overdækket enhed og er lovmæssigt forpligtet til at overholde HIPAA-bestemmelser eller overholde borgerlige og / eller strafferetlige sanktioner. Det er afgørende, at journaler forbliver fortrolige og kan ikke nås af personer, der ikke har behørig tilladelse. Oplysninger om en patients beskyttede sundhedsoplysninger (PHI) uden deres tilladelse betragtes som en overtrædelse af Privacy Rule.