Elektronisk kommunikation bliver i dag mere populær end telefonopkald, "snail" mail og selv i nogle tilfælde møder fra ansigt til ansigt. I enhver faglig indstilling, herunder det medicinske kontor, er det vigtigt at overveje flere ting, når der sendes e-mails til kolleger, patienter, læger, hospitaler, leverandører eller andre fagfolk.
Folk bruger en stor del af deres dag åbning og læsning af e-mails.
Værdifulde tid bør ikke spildes på ineffektive og ubetydelige e-mails. Den samme professionalisme du vil bruge på telefonen, mailkorrespondance eller ansigt til ansigt skal også udtrykkes i en email. Husk altid, at en e-mail er en form for kommunikation, og den måde, hvorpå modtageren fortolker meddelelsen, er det eneste der betyder noget.
Før du opretter og sender en e-mail, spørg dig selv flere spørgsmål.
- Er e-mail den bedste form for kommunikation til de oplysninger, jeg sender?
- Er det professionelt?
- Er det HIPAA-kompatibelt?
- Er det nøjagtigt repræsenteret mig og det medicinske kontor?
Email Etiquette Rule # 1
Tænk på indholdet af din besked, før du trykker på SEND . Sørg for, at e-mail er den rette form for kommunikation til din besked i stedet for et telefonopkald eller et møde. Husk at indholdet skal afspejle billedet og niveauet af professionalisme, der forventes af dit medicinske kontor.
Du må ikke sende, videresende eller svare på en e-mail, der indeholder uanstændigt, offensiv, bedragerisk, ærekrænkende, racistisk eller seksuel art. Strafferne kan være alvorlige for dig og lægekontoret.
Email Etiquette Rule # 2
Brug ordentlig grammatik, tegnsætning og stavning. Igen er din besked en afspejling af dit medicinske kontor.
Sørg også for at holde meddelelsen kort og brug det korrekte layout til din besked, som gør det lettere at læse. Bevis din e-mail før du rammer SEND .
Brug ikke ALLE CAPS, da dette anses for at råbe eller skrige i onlineverdenen. Brug fed eller kursiv til at fremhæve et ord eller en sætning. Undgå også at bruge ekstremt fancy eller underlige skrifttyper, da dette gør din e-mail mere svær at læse.
Email Etiquette Rule # 3
Sørg for, at e-mailen sendes til den rigtige modtager (e). Oplysninger i et lægekontor, specielt relateret til patientinformation, bør deles på et behov for kun at kende basis. Overvej også, at folk kan overveje oplysninger, der ikke er relevante for dem som "junk mail".
Tal ikke om personlige og fortrolige oplysninger eller vedhæft patientfiler i en e-mail. Brug patientkontonumre eller medicinske rekordnumre til at rådgive nogen til at gennemgå kontoen. Dine oplysninger skal noteres der.
Email Etiquette Rule # 4
Besvar faglige e-mails inden for 24 timer, når det er muligt. Hvis det ikke giver dig nok tid, skal du mindst svare på at du har modtaget e-mailen, og du vil komme tilbage til dem hurtigst muligt.
Du må ikke svare på spam eller anmodninger om at abonnere / afmelde.
Dette vil kun generere mere spam, som vil oversvømme din virksomheds email.
Email Etiquette Rule # 5
Behold følelser ud af e-mails. Vær høflig og professionel. Ved, hvem du kan være uformel med, efter at der er gået tilstrækkelig tid til at opbygge den slags forhold.
Sig ikke noget i en email, som du måske kan fortryde senere. Pas på, når du sender eller svarer på en e-mail i vrede. Giv aldrig personlige kommentarer til en anden person, lav kommentarer, der ville fornærme nogen eller sige noget, du ikke ville sige personligt.
Email Etiquette Rule # 6
Fortsæt med at holde humor, vittigheder og ironi. Intentioner er ofte "tabt i oversættelse" i e-mails, og folk kan ikke altid få vittigheden.
Tænk over det ud fra modtagerens perspektiv.
Send ikke , videresend eller svar på kædebreve. Det er uprofessionelt adfærd, og nogle mennesker ser det som junk mail. Husk, at ethvert indhold, du sender, skal afspejle billedet og niveauet af professionalisme, der forventes af dit medicinske kontor.