Sådan er du klar og kortfattet
Med planlægning og pleje kan den medicinske kontorchef øge effektiviteten og effektiviteten gennem succesfulde kommunikationsteknikker og praksis. Kommunikation er et af de vigtigste værktøjer i ethvert forhold, det være sig personlige eller professionelle. På det medicinske kontor er klare kommunikationer blandt medarbejderne afgørende for at sikre patienternes pleje.
Kommunikation er 2-vejs
For at kommunikationen skal være afsluttet, skal der være ideer eller oplysninger, der skal deles, en person til at give informationen eller ideen, og en person, der vil modtage oplysningerne.
Kommunikation er bedst, når den er gensidig, hvilket betyder, at ideer og informationer deles mellem de to personer, hver med at give og tage fra udvekslingen. Når kommunikationen er ensidig, er muligheden for fejlkommunikation eller misforståelse høj, og det fører til uformede forventninger og dårlige resultater.
I et forhold går vi ofte tilbage og undskylder for misforståelser og forsøger igen. Men i et lægekontor kan miscommunication være dyrt både fysisk og økonomisk. Undersøgelser blandt de mest effektive ledere viser, at kommunikation er den vigtigste færdighed, som en leder eller leder kan besidde og bruge.
Effektiv kommunikation i Medicinsk Kontorindstilling
At kommunikere mest effektivt er klar og kortfattet information afgørende.
Uanset om det er i en skriftlig meddelelse, via en kontoremail , en om en interaktion eller i en gruppeindstilling, er det vigtigt at holde fast ved emnet ved hånden og ikke gå væk fra punktet. Ved hjælp af de fem W's og en H-tilgang til journalistik vil det være med til at holde fokus på problemet:
- Hvem: Hvem skal oplysningerne deles? Hvem vil disse oplysninger påvirke? Hvem er eller vil være ansvarlig?
- Hvad: Hvilke skridt skal tages? Hvilket resultat er ønsket? Hvilke ressourcer er nødvendige for at fuldføre processen eller projektet? Hvad er forholdene der direkte påvirker denne sag?
- Hvorfor: Hvorfor er dette vigtigt? Hvorfor indgår den person, der modtager disse oplysninger?
- Hvor: Hvor vil arrangementet, mødet, arbejdet finde sted? Hvor er de materialer eller data der er nødvendige for at gennemføre projektet?
- Hvornår: Når er mødet? Hvornår er fristen? Hvornår tilbagesendes feedback eller fremskridt?
- Hvordan: Hvordan vil succes blive målt? Hvordan vurderes præstationen? Hvordan vil færdiggørelsen være sikker?
Vær klar og kortfattet - Eliminer chatter og fluff
Disse er blot et par spørgsmål, der kan løses for at holde oplysningerne klare og præcise. En anden god tommelfingerregel, når du adresserer andre er: "Sig hvad du mener, og mener hvad du siger."
Når andre ved, at du giver meningsfuld information og feedback, er de mere tilbøjelige til at lytte opmærksomt og betragte din udveksling med respekt. En leder, der sladrer, snakkes uophørligt om ikke-forretningsmæssige spørgsmål, eller hvis man slår sig fra emnet under møder, vil være mindre effektivt, fordi deres medarbejdere vil begynde at tune ud "fluffen". Selvom det er vigtigt at have en arbejdsrapport med dine kolleger og medarbejdere, er det lige så vigtigt at have faglig opmærksomhed.
Giv feedback - Aktiv lytning
Feedback er en anden vigtig del af effektiv kommunikation. Lytte til feedback vil hjælpe alle parter i forståelse. En teknik kaldet "aktiv lytning" er et nyttigt værktøj til at sikre, at forståelsen er færdig. I denne teknik vil lytteren omformulere de oplysninger, de hørte i deres egne ord. Hvis denne information er korrekt, er udvekslingen afsluttet, hvis ikke afsenderen af oplysningerne kan rette op på misforståelser på dette tidspunkt. Denne udveksling tager kun lidt mere tid og er et effektivt redskab til at skabe ansvarlighed, fordi alle involverede i udvekslingen ved, at forventningerne var klare og forstået.
Fordelene ved klar kommunikation i lægekontoret
Klar og effektiv kommunikation sparer tid, penge og forværring. Når alle parter forstår hvad der er nødvendigt, forventet og acceptabelt, er fremskridt mere sikkert. Når alle parter forstår hvorfor noget er nødvendigt, føler de sig respekteret. Når ideer udveksles og feedback tages i betragtning, føles alle parter inkluderet og vigtige for processen. Disse følelser af integration og betydning er afgørende for kontors moral og overordnet succes i praksis.