Planlægning for et medicinsk kontor eller organisation
Der tager meget tid og meget planlægning, når man implementerer processen med at vælge og erhverve et informationssystem (IS) i en sundhedsorganisation. Denne proces kan variere fra organisation til organisation, men er stadig meget afgørende for organisationens succes.
Medicinsk kontor fagfolk skal informeres om detaljerne, inden processen begynder at erhverve et informationssystem, hvordan organisationens mål driver udvælgelsesprocessen og hvilken rolle hver enkelt af organisationens interessenter spiller i udvælgelses- og erhvervelsesprocessen.
Outsourcing eller IT-teknikere
En af de første beslutninger er, om man skal vælge mellem at outsource IS og / eller bringe IT (Information Technology) Teknikere til at arbejde inden for anlægget.
For det første: Den overvejende organisation skal spørge: "Hvilke udgifter er vi villige til at bruge på at implementere denne nye proces, og hvad er fordelene ved hvert valg, outsourcing eller internt?" Svarene fra disse to spørgsmål vil hjælpe med at guide organisationen til korrekt retning af implementering af et nyt informationssystem.
For det andet: Målsætninger skal indstilles til, hvad der er ønsket og behov for ud af dette nye informationssystem. Listen skal indeholde målene for medarbejderne individuelt og som helhed, frontkontorets mål, back office-målene, alle deltagende læger og de mål, der er nødvendige for at opnå patienttilfredshed. Disse mål vil sætte tone for, hvordan organisationen vil drive deres informationssystemvalgsproces.
Målene i organisationen vil drive udvælgelsesprocessen med at implementere et nyt informationssystem på flere måder. Hver organisation fungerer forskelligt fra hinanden. Dette kan omfatte at have flere eller færre behov, der har et større eller mindre antal patienter, kræver forskellige formater af systemer og / eller arbejder af en eller flere servere.
Disse faktorer til valg og implementering af et sundhedsinformationssystem vil alle spille en rolle i beslutningsprocessen med at implementere et nyt informationssystem.
Hvem vil bruge informationssystemet?
Den overvejende organisation skal bestemme, hvem der bruger hvert system og hvilke krav de skal bruge til at opfylde deres pligter som medarbejder og samtidig tilfredsstille deres patienter. Man kan se, at når man vælger at implementere et informationssystem til en sundhedsfacilitet, er der mange faktorer at overveje. For eksempel: medarbejderne, patienterne eller andre, der kan være tilknyttet organisationen. Før du træffer beslutninger baseret på et nyt informationssystem, skal du sikre dig, at målene er sat og klart forstået af alle involverede parter. Dette vil reducere eventuelle misforståelser i fremtiden.
En anden vigtig faktor at overveje, når denne beslutning træffes, er uddannelse af medarbejdere, omkostningerne til at træne disse medarbejdere og medarbejdernes evne til at lære at bruge det nyligt implementerede informationssystem.
HIPAA Compliance for medicinske informationssystemer
Sidst, men ikke mindst, sørg for at dit medicinske kontor er HIPAA-kompatibelt. Med den øgede brug af informationsteknologi i sundhedsvæsenet skal dit medicinske kontor fortsat finde måder at opretholde beskyttelsen af beskyttede sundhedsoplysninger (PHI) for de patienter, de tjener.
HIPAA-sikkerhed henviser til etablering af beskyttelsesforanstaltninger for PHI i ethvert elektronisk format. Dette omfatter alle oplysninger, der anvendes, gemmes eller transmitteres elektronisk. Enhver facilitet, der er defineret af HIPAA som en dækket enhed, har ansvaret for at sikre privatlivets fred og sikkerhed for patientens oplysninger samt opretholde fortroligheden af deres PHI.
Det er afgørende, at journaler forbliver fortrolige og kan ikke nås af personer, der ikke har behørig tilladelse. Oplysninger om en patients beskyttede sundhedsoplysninger (PHI) uden deres tilladelse betragtes som en overtrædelse af Privacy Rule.
Alle sundhedsudbydere har et ansvar for at holde deres personale uddannet og informeret om HIPAA overholdelse. Uanset om forsætlig eller utilsigtet uautoriseret offentliggørelse af PHI betragtes som en overtrædelse af HIPAA.