4 måder at forbedre medicinsk kontorsplanlægning for at reducere ventetiderne

1 -

Passende planlægning af patientaftaler

Det kan være en udfordring at skabe balance mellem at se nok patienter til at opfylde de økonomiske behov i praksis, men stadig tilbyde et højt niveau af god patientpleje . Vær opmærksom på disse ting:

• Patienterne skal ikke vente længere end 15 minutter til deres planlagte aftale.
• I betragtning af hvordan uforudsigelig sundhedspleje kan være, er det forståeligt, at der kan være tidspunkter, at patienterne vil have en længere ventetid.
• Typen af ​​patientbesøg varierer afhængigt af praksisspecialitet, patientens diagnose og procedurer, der udføres under besøget. Det betyder, at der skal tildeles et andet tidskrav til hver besøgstype.
• Antallet af daglige patientbesøg skal kunne dække kontorets udgifter og selvfølgelig tjene penge.
• Når du udvikler design eller struktur i dit patientplanlægningssystem, er det vigtigt at overveje eventuelle mulige hændelser, som kan forårsage forstyrrelser i patientflow.

2 -

Reducer forstyrrelser i patientens strømning

• Senere ankomster: For at hjælpe med dette problem fastsættes nogle begrænsninger for, hvor sent en patient kan være uden at skulle omlægge en patient, der er tidligt for deres udnævnelse, til at bevæge sig op til den sene patientens slot og planlægge kronisk sent patienter i slutningen af dagen.
• No-shows: Der er tre måder at forhindre ubesvarede aftaler på.
  1. Påmindelse opfordrer til patienter 24 - 48 timer før deres planlagte aftaletid.
  2. En måde at reducere no shows på er ved hjælp af online patientplanlægning. Patienterne kan administrere, planlægge eller omlægge deres egne aftaler, hvilket gør det mindre sandsynligt
  3. Fakturering af patienter et no-show gebyr for ubesvarede aftaler. No-show gebyrer udgør ikke kun nogle af de tabte indtægter, men lærer også dine patienter at give besked, hvis de skal annullere deres udnævnelse. Dette giver også mulighed for at omlægge udnævnelsen, mens patienten er på telefonen.
• Walk-ins : Gennemgå trendene, når det medicinske kontor har tendens til at se flere walk-ins som f.eks. På mandage eller i influenzesæson og foretage justeringer i overensstemmelse hermed.

3 -

Åben kommunikation med patienter

• Indberette patienter, når aftaler løber efter planen
• Lær medicinsk kontorspersonale om, hvordan man besvarer ikke-kliniske patienters spørgsmål
• Udvikle og distribuere patienttilfredshedsundersøgelser
• Kommuniker skriftligt, når det er relevant. Enhver nem og effektiv måde at sikre, at dine patienter får oplysninger, der er vigtige for deres pleje, er at give dem udleveringer som grundlæggende oplysninger om medicinsk praksis, en liste over ting, der skal bringes til hvert besøg , betalingspolitik og meddelelse om privatlivets praksis.

4 -

Telefon og elektronisk kommunikation

Telefon

Som en af ​​de mest anvendte kommunikationsmidler bør telefonkommunikation ikke tages let. Det er ofte den første interaktion, et lægekontor har hos en patient. Her er et par grundlæggende tips, du kan tilbyde dit medicinske kontorpersonale til at forbedre telefonens etikette.

• Aktiv lytning
• God telefon manerer - professionel og høflig
• Opretholde fortrolighed
• Altid tak for dem
• Hæng aldrig op først
• Når du tager beskeder, få så meget information som muligt
• Bliv rolig og høflig, selv når en patient er uhøflig for dig

elektronisk

Den samme professionalisme du vil bruge på telefonen, mailkorrespondance eller ansigt til ansigt skal også udtrykkes i en email. Husk altid, at e-mail er en form for kommunikation, og den måde, hvorpå modtageren fortolker meddelelsen, er det eneste, der betyder noget.

• Sørg for, at e-mail er den rette form for kommunikation til din besked i stedet for et telefonopkald eller et møde. Husk at indholdet skal afspejle billedet og niveauet af professionalisme, der forventes af dit medicinske kontor.
• Brug ordentlig grammatik, tegnsætning og stavning. Sørg også for at holde meddelelsen kort og brug det korrekte layout til din besked, som gør det lettere at læse.
• Sørg for, at e-mailen sendes til den rigtige modtager (e). Oplysninger i et lægekontor, specielt relateret til patientinformation, bør deles på et behov for kun at kende basis.